Система захисту від крадіжок в офісі. Антиконсалтинг

Я займався впровадженнями систем RFID, і трохи рідше, ніж завжди, у клієнтів - господарів складу або виробництва виникала ідея: а давайте-но ми на основі цієї чарівної технології зробимо у себе в офісі захист від крадіжок.

Хочу розповісти, чому в більшості випадків я не радив їм поспішати з цим (хоча, звичайно, це була б чудова можливість продати їм купу дорогого заліза і виїхати у відпустку).

І ви, перш ніж серйозно задуматися про це, почитайте (або дайте почитати своєму керівництву).

Перш ніж продовжити, ще раз нагадаю, що все нижчезазначене стосується офісу, але ні в якому разі не складу і не магазину - там зовсім інші умови.

Як і що співробітники можуть вкрасти в офісі

Клептоманія

Якийсь співробітник бачить погано (або добре) матеріальну цінність, у нього починає «смоктати під ложечкою», і рано чи пізно він засовує річ собі в портфель і забирає до себе додому, де вона займає своє місце в звалищі його бойових трофеїв. Від такої крадіжки може худо-бідно врятувати протикрадіжка і пильна охорона. Саме худо-бідно, бо більшість з предметів, крадених таким способом, дуже просто непомітно винести і неможливо персоніфікувати. Втім, і втрати від такого роду крадіжок - копійчані.

Зловмисне списання

Об'єкт обліку, що перебуває в доброму «здоров'ї», визнається несправним, проводиться процедура списання і річ відвозиться до себе на дачу. Це можуть зробити тільки ті, хто володіє повноваженнями списувати, або полягає в змові з такими людьми.

Від такої крадіжки не врятує практично нічого, оскільки винос об'єкта і його зникнення будуть цілком легальними, і, мало того, запідозрити в цьому крадіжку прийде в голову не кожному.

«Багоюзання»

Використання помилок у веденні матеріального обліку.

У більшості організацій, де я бував, матеріальний облік ведеться за принципом «хто у що горазд». Неточний облік тих чи інших речей дозволяє легко унести їх, і при щорічній інвентаризації цього ніхто не помітить, оскільки за обліком все буде як і раніше в порядку. Нижче я ще розповім про ці помилки.

Для здійснення такої крадіжки потрібно хоча б раз дізнатися, як саме ведеться облік тих чи інших об'єктів, і, якщо в їх веденні є «лід», то придумати, як його використовувати.

Винесення предметів може припинити пильна охорона, а ось протикрадіжка електроніка може виявитися тут безсилою через все ті ж помилки в обліку.

Підміна «божого дару» на «яєчню»

Принести свою погану і дешеву річ, а замість неї забрати хорошу і дорогу.

Найчастіше такої «трансплантації» піддаються комп'ютери - звідти витягують хороші відеокарти, пам'ять, вінчестери, навіть процесори, і замість них ставлять застарілі, меншого обсягу, швидкості.

Досить важке для виявлення злодійство, яке може виявитися лише випадково, і те, якщо добре і дотепно вести облік. Але якщо співробітники отримують хорошу зарплату, цього можна не побоюватися. Любителі тримати працівників на голодному пайку постраждають набагато більше.

Зловмисник у керівництві

Це коли бос привласнює собі частину майна, купленого за рахунок компанії. Процвітає суцільно і поруч. Від цього не врятує нічого, крім гніву акціонерів (привіт Навальному) і співробітників, які вирішили піти заради правди «на забій».

З наведеного вище огляду стає зрозуміло, що контролювати крадіжки в офісі на порядок складніше, ніж у магазині, і допомагають це зробити, мабуть, не стільки прямі протикрадіжки, скільки непрямі, на перший погляд до охорони майна не мають відношення.

"Щоб було так: заходить ворог, і електричний кулак - йому по пиці! "

Сучасне суспільство прагне автоматизації всього, що можна автоматизувати, і, в ряді випадків, це - добре. Але даний випадок - якраз той, коли у відповідь на питання про необхідність автоматизації замість гучного «YES!!!» правильніше було б, трохи пом'явшись, відповісти «почекайте».

Очевидно, що система автоматичного захисту від крадіжок складається з контрольно-пропускних пунктів, оснащених якимось «електронним чуттям» і живими охоронцями, і датчиків, розміщених на майні і дозволяють «електронним чуттям» реагувати на пронос цих речей через КПП.

Крім того, в приміщеннях, де знаходиться майно, розташовані відеокамери, які допомагають виявити або - набагато частіше - заднім числом підтвердити факт крадіжки.

Саме так організована протикрадіжка у всіх магазинах.

Що ж станеться з такою системою, коли вона потрапить в офіс?

«Електронне чуття», будь то радіоантена або акусто-магнітний приймач, спрацюють тільки тоді, коли в їх поле потрапить відповідний транспондер. І, мало того, що потрапить, а буде ще й успішно опитаний, незважаючи на перешкоди і всякого роду екранування.

Це означає, що перед тим, як винести майно, з нього не віддеруть транспондери і не екранують їх «товстою залізякою».

У магазинах це відбувається (у відсотковому відношенні) не так часто, тому що цьому перешкоджають відеокамери, свідки навколо, відсутність інструменту (викруток, кусачок, екрануючих боксів тощо), не можна входити з сумками, та й часу там на це у людини не так вже й багато.

Однак в офісі потенційного злодія є всі можливості попрацювати над ліквідацією протикрадіжкових транспондерів: є і час, і інструменти, і можливість вносити-виносити досить значні сумки, і час, коли можна залишитися без свідків.

А зафіксувавши на відеокамеру те, як людина взяла предмет і пішла, майже неможливо причепитися до цього факту (за винятком зовсім екзотичних випадків, наприклад - секретарка полізла на стелю викручувати лампочки і класти їх у сумку).

Крім того, винесення багатьох предметів за межі офісу ще не означає крадіжку.

Сейл-менеджери виносять ноутбуки і багато інших речей для поїздок на презентації, інженери виносять ноутбуки та інструменти для сервісного обслуговування клієнтів, співробітникам часто не повертається брати роботу додому.

Тому на питання про автоматичний захист від крадіжок в офісі сьогодні можна відповісти тільки двома способами:

1) Повне закручування гайок: тотальний огляд речей співробітників на КПП при вході і виході, заборона на вхід і вихід із сумками, заборона на використання особистого майна на роботі і робітника - поза офісом. При такому способі автоматизація не має сенсу, оскільки основне навантаження несуть живі охоронці.

2) Непрямі заходи, які прямо не перешкоджають крадіжкам, але підвищують міру відповідальності співробітників за збереження речей і знижують їх прагнення до злодійства. Автоматизація тут також ні до чого, тому що ми заходимо до проблеми з абсолютно іншого боку.

Вибір між тим чи іншим методом робиться на основі аналізу випадків злодійства і цінності того, що потенційно можуть вкрасти при існуючому рівні охорони.

У більшості випадків, до закручування гайок вдаватися немає ніякого змила. Воно, хоча й ефективне, але дуже ускладнює роботу і просто образливо для персоналу.

Заходи зменшення умов для злодійства.

Про непрямі заходи ми з вами повинні будемо поговорити окремо, тому що тут криється багато такого, про що керівники не здогадуються, а бухгалтери знають, але воліють не згадувати.

Підвищуйте зарплати

Це дуже банально, і дуже важко на практиці.

Тут зовсім не йдеться про те, що тому, хто отримує 60 тисяч треба почати платити 90.

Просто не тримайте працівників на голодному пайку. Якщо людям зарплати вистачає тільки на їжу, вони обов'язково будуть красти.

Якщо у вашому офісі масово зникають флешки, мишки, калькулятори, клавіатури, з вбиральні зникає мило, з принтерів - офісний папір, і шаф - вішалки, розтягуються запаси лампочок, то це знак того, що значна частина персоналу не може собі дозволити купити навіть такі дешеві речі.

Не полінуйтеся заглянути в зарплатні відомості своїх підопічних. Швидше за все ви виявите там ахтунг. Краще скоротити персонал і збільшити зарплати, ніж набрати великий штат і недоплачувати ім. щонайменше - це чесніше.

Перебудуйте систему матеріально відповідальних осіб (МОВЛЯВ)

Один зі скелетів у шафі вашої бухгалтерії.

Найчастіше робиться так: все майно вішається на одного, двох або декількох МОЛ, (наприклад, на завгоспа) при штаті в 600 співробітників.

Це серйозна помилка. При такій системі обліку речі починають зникати, причому часто навіть не через крадіжки, а вони просто губляться. Щоб втрат не було, нещасний повинен проводити ревізію записаних на нього предметів щомісяця, що загрожує перетворитися на його єдине заняття.

Як би не здавалося це дико для ваших бухгалтерів, ВСІ співробітники повинні бути матеріально відповідальними особами, і відповідати за ті речі, якими вони персонально користуються.

Тобто, список майна на кожну особу, в ідеалі, не повинен перевищувати 10-15 пунктів, які кожен співробітник демонструє під час інвентаризації.

Атомізуйте майновий облік

Є ще один страшний скелет з сокирою, що чекає свого часу в шафах бухгалтерії.

Це коли 1000 стільців ставляться на облік не як 1000 об'єктів під назвою «стілець», а як 1 об'єкт під назвою «1000 стільців» або - ще гірше 1 об'єкт під назвою «комплект офісних стільців».

Ще реальні приклади з життя:

- 90 кондиціонерів як «система кондиціонування».

- 5 столів, 10 шаф, шкіряне крісло, акваріум, дві картини, 8 стільців і вентилятор, як «комплект меблів кабінету директора».

- монітор, системний блок, клавіатура, миша, принтер, стіл, стілець, мережевий фільр, як «комплект робоче місце».

- монітор, системний блок, клавіатура, миша, як «комп'ютер».

Зустрічається суцільно і поруч. Біч практично кожної великої організації. Загляньте в базу даних основних засобів вашої організації і ви злякаєтеся, як там цього багато.

До того ж, на ці «складові комплекти» натикається будь-яка спроба автоматизації обліку матеріальних засобів: будь-яка автоматизована система, що працює з БД, буде вважати один об'єкт - одним об'єктом, навіть якщо в полі «коментар» написано, що насправді їх там 1000.

Щоб уникнути такої плутанини, введіть залізне правило:

1 предмет = 1 об "єкт обліку.

Так, я знаю, що якщо в бухгалтерію прийшла накладна на придбання «комплекту офісних меблів», не розбитого на компоненти, то вони змушені саме так і поставити його на облік. Нехай вимагають у постачальників такої ж атомізації. Якщо ви хочете порядку, він повинен з когось початися.

Крім того, подібний же хаос панує і в описі розташування предметів.

Наприклад, 5 столів, 10 системних блоків і 1 холодильник фізично знаходяться в одній кімнаті під номером 101.

Щодо обліку ж: 5 столів числяться в приміщенні «101», 10 системних блоків - у приміщенні «кабінет 101» і холодильник - у приміщенні «к. 170». З точки зору бази даних - це три РІЗНИХ приміщення.

Власне, небезпечно все це тим, що пропажу предметів при інвентаризації буває дуже важко виявити, і знаючи це, їх легко красти, і ще легше просто втратити десь у своєму ж будинку.

Контролюйте рішення про списання та знищення майна

Якщо вам здається, що у вашій організації відбуваються зловмисні списання цілком придатного майна, реорганізуйте бізнес процес так, щоб предмети, що списуються, проходили через контроль комісії, в якій будете брати участь особисто ви. Допоможе.

Ось, практично і все.

Сподіваюся, що описані приклади з досвіду допомогли вам прийняти правильне рішення з приводу захисту офісу від крадіжок. Якщо інші корисні думки прийдуть у міру обговорення, обіцяю дописати.